Individualentwicklung vs. Google Sheets und Forms: Eine fundierte Entscheidung
In einer Welt, in der Zeitersparnis und Effizienz von entscheidender Bedeutung sind, suchen Unternehmen ständig nach den besten Werkzeugen, um ihre Prozesse zu optimieren. Google Sheets und Forms sind zweifellos leistungsstarke Tools für einfache Tabellenkalkulationen und Umfragen und bieten sogar „einen ersten Einstieg in die Cloud“. Doch wie sieht es aus, wenn es um komplexe betriebliche Anforderungen geht? Hier betreten maßgeschneiderte SaaS-Lösungen, wie sie von Anbietern wie der EXO IT Solutions angeboten werden, die Bühne.
Die Grenzen von Google Sheets und Forms
Während Google Sheets und Forms zweifellos nützliche Werkzeuge sind, stoßen sie in komplexen Geschäftsszenarien an ihre Grenzen. Hier sind einige Szenarien, in denen eine maßgeschneiderte SaaS-Lösung den entscheidenden Unterschied machen kann:
1. Feingranulare Rechte und Berechtigungskonzepte
Google Sheets und Forms bieten grundlegende Freigabeoptionen, die in einfachen Szenarien ausreichend sein mögen. Doch in Organisationen mit komplexen Hierarchien und strengen Datenschutzanforderungen sind feingranulare Rechte unerlässlich. Maßgeschneiderte SaaS-Lösungen ermöglichen es, präzise festzulegen, wer auf welche Daten zugreifen darf, und bieten so ein Höchstmaß an Sicherheit und Compliance.
2. Statusmodell und adaptiver Workflow
In vielen Unternehmen sind komplexe Arbeitsabläufe und Statusmodelle ein integraler Bestandteil des Geschäftsprozesses. Google Sheets und Forms bieten keine integrierten Mechanismen, um diese Anforderungen zu erfüllen. Mit einer maßgeschneiderten SaaS-Lösung können Sie problemlos individuelle Statusmodelle und adaptive Workflows implementieren, die nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse integriert werden.
3. Paralleles Arbeiten durch Lock-Mechanismen
In dynamischen Teamumgebungen, in denen mehrere Benutzer gleichzeitig an einem Dokument arbeiten müssen, können Google Sheets und Forms schnell zu Konflikten und Datenverlust führen. Maßgeschneiderte SaaS-Lösungen bieten verschiedene Lock-Mechanismen, um sicherzustellen, dass mehrere Benutzer gleichzeitig arbeiten können, ohne Datenverlust oder Inkonsistenzen zu riskieren.
4. Kollaboration über Email und Taskmanagement
Die Zusammenarbeit in Echtzeit ist in modernen Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Während Google Sheets und Forms grundlegende Kollaborationsfunktionen bieten, sind sie oft nicht ausreichend, um eine effiziente Zusammenarbeit zu gewährleisten. Maßgeschneiderte SaaS-Lösungen integrieren fortschrittliche Taskmanagement-Tools und ermöglichen es Benutzern, direkt in der Anwendung zu kommunizieren, was die Produktivität und Effizienz erheblich steigert.
5. Integration in die Enterprise-Landschaft
Individuallösungen können im Gegensatz zu Google-Produkten besser in die Enterprise-Landschaft eines Unternehmens integriert werden. Sie berücksichtigen besser die Vorgaben in Bezug auf Compliance, IT- und Architekturvorgaben, Corporate Identity und andere spezifische Anforderungen. Dadurch werden sie dedizierter auf die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens umgesetzt.
Zusätzliche Funktionen und Sicherheit
Abgesehen von den genannten Punkten bieten maßgeschneiderte SaaS-Lösungen eine Vielzahl zusätzlicher Funktionen, die in Google Sheets und Forms nicht verfügbar sind. Dazu gehören Benachrichtigungs- und Eskalationsmanagement, fortschrittliche Reporting-Funktionen, Integrationen mit anderen Unternehmensanwendungen und vieles mehr. Darüber hinaus bieten sie eine robuste IT-Sicherheit um Ihre Daten zu schützen.
Zukunftssicherheit und Interoperabilität
Eine der wichtigsten Überlegungen bei der Auswahl von Softwarelösungen ist deren Zukunftssicherheit. Maßgeschneiderte Individualsoftware ist unabhängig vom Anbieter, was bedeutet, dass Sie nicht von den Entscheidungen eines einzigen Unternehmens abhängig sind. Im Gegensatz dazu können Änderungen in der Richtlinienführung oder der Verfügbarkeit von Diensten eines Anbieters bei Cloud-basierten Plattformen erhebliche Auswirkungen auf Ihre Geschäftsprozesse haben.
Zusätzlich bieten maßgeschneiderte SaaS-Lösungen eine höhere Interoperabilität. Sie lassen sich wesentlich einfacher und in den meisten Fällen sogar überhaupt integrieren mit bereits vorhandenen Lösungen oder Infrastrukturen wie SAP oder Salesforce. Dies geschieht oft durch offene Schnittstellen, die reibungslose Integrationen in Ihre bestehende IT-Landschaft ermöglichen.
Qualität und Benutzerakzeptanz
Maßgeschneiderte SaaS-Lösungen werden nach bewährten Praktiken in Wartung und Release-Management entwickelt und getestet. Dadurch wird eine höhere Benutzerakzeptanz erreicht, da Benutzer sich auf eine stabile und zuverlässige Anwendung verlassen können. Im Gegensatz dazu führen selbstgestrickte Lösungen oft zu Frustrationen bei den Endbenutzern, da sie häufig unerwartete Probleme und Ausfälle erfahren.
Fazit: Eine fundierte Entscheidung
Während Google Sheets und Forms zweifellos ihren Platz in der Geschäftswelt haben, ist es wichtig zu erkennen, dass sie nicht für jede betriebliche Anforderung die beste Lösung bieten. Bei komplexen Geschäftsprozessen und spezifischen Anforderungen kann eine maßgeschneiderte SaaS-Lösung den entscheidenden Unterschied ausmachen. Bei der Wahl zwischen Standardlösungen und Individualentwicklung ist es entscheidend, die spezifischen Anforderungen und langfristigen Ziele Ihres Unternehmens zu berücksichtigen.
Quellen: